[정기춘 원장 성공경영]
효율적인 치과 미팅을 위하여(1)
"직원들이 회의를 싫어합니다."
"미팅 시간에 원장님 혼자서만 말씀하세요"
"건설적인 미팅이 아니라 성토하는 분위기 입니다"
위의 경우는 치과에서는 흔히 일어나는 분위기입니다. 치과의 미팅시간은 병원의 퀄리티 향상과 다양한 환자의 요구에 응하기 위해 필요한 시간입니다. 모든 팀원들이 진료효율과 환자서비스 향상에 대해 발전적인 이야기를 내놓는다는데 그 목적이 있는 것이죠. 따라서 팀 전원이 아이디어를 모으고 개선방향에 관해 토의하는 시간이 필요합니다. 또한 토의 후 결정된 사항들은 힘을 실어서 실행하는 액션플랜(action plan)이 되어야 합니다. 소중한 시간이 일시적인 이벤트로 끝나서는 안 될 것입니다.
실제로 많은 치과의원들은 소규모의 직원체제 운영으로 효과적인 미팅시간을 마련하기 어렵습니다. 그 이유는 무엇일까요? 먼저 치과 팀의 분위기입니다. 이는 치과 팀원들 스스로 미팅의 필요성을 인식하지 못하거나 미팅시간을 달가워하지 않는데 그 이유가 있습니다. 단순히 원장님의 잔소리가 전달되고 서로 비판하고 성토하는 분위기가 된다면 분위기가 좋을 리가 없을 것입니다. 또 다른 이유는 목적과 주제를 상실한 경우입니다. 모든 미팅은 뚜렷한 목적이 있어야 합니다. 단순히 의견을 수렴하기 위한 것인지, 환자관리를 위한 것인지, 진료흐름을 좋게 하기 위한 것인지 미팅의 주제와 결정사항이 있어야 합니다. 뚜렷한 주제와 목적이 없다면 구체적인 행동계획이 나오기가 어렵게 됩니다. 이러한 미팅은 지루하고 비생산적이며 스트레스를 가중시키는 수단이 되어버릴 수 있습니다.
원내 미팅이 잘 진행되었을 때 효과는 다음과 같습니다.
먼저 팀의 좋은 분위기가 유지됩니다. 미팅이 잘 진행되었을 때 원내 커뮤니케이션의 통풍이 잘 되고 있다는 증거입니다. 이는 직원 누구라도 자신의 의견이나 아이디어 등을 자연스럽게 전달할 수 있다는 분위기가 생기고 팀원들끼리 의사소통에 무리가 없어 팀워크를 강화시키는데 주요한 역할을 하게 됩니다. 두 번째는 업무 개선이나 원내 문제 해결 등 환자 서비스와 진료 효율의 향상에 속도와 힘을 실을 수가 있다는 것입니다. 미팅에서 나온 사항들이 구체적인 액션플랜으로 전달되기 때문입니다.
(치의신보/제1417호, 2005.12.26)
[정기춘 원장 성공경영]
효율적인 치과 미팅을 위하여(2)
치과의 미팅시간은 병원의 퀄리티 향상과 다양한 환자의 요구에 응하기 위해 필요한 시간입니다. 따라서 팀 전원이 아이디어를 모으고 개선방향에 관해 토의하는 시간이 필요합니다. 또한 토의 후 결정된 사항들은 힘을 실어서 실행하는 액션플랜(action plan)이 되어야 합니다. 소중한 시간이 일시적인 이벤트로 끝나서는 안 될 것입니다.
원내 미팅이 잘 진행되었을 때 효과를 정리하자면 다음과 같습니다.
1) 팀의 좋은 분위기가 유지됩니다.
2) 업무 개선이나 원내 문제 해결 등 환자 서비스와 진료 효율의 향상에 속도와 힘을 실을 수가 있습니다.
3) 구체적인 액션플랜은 스탭의 자기계발로 연결되어 업무의욕, 충실감을 느끼게 합니다.
4) 원장의 경영 목표와 진료자세가 철저해지고 새로운 변화에 대응할 수 있게 됩니다.
성공적인 미팅을 위한 준비는 다음과 같습니다
1) 미팅을 위한 담당자를 정하라.
성공적인 미팅을 위해서는 미팅 준비가 필수적입니다. 따라서 미팅을 준비하고 매끄러운 진행을 위한 미팅 도우미(facilitator)가 필요합니다. 미팅을 준비하는 사람은 미리 미팅의 내용을 잘 알고 있어야 합니다. 원장님과 상의 할 부분은 미리 상의 한 뒤 주제에 대해 미리 요점을 정리해 두어 미팅 시간이 길어지거나 엉뚱한 방향으로 흘러가지 않도록 해야 합니다. 치과에서 미팅 시간은 언제나 부족하기 때문입니다. 하나의 아이디어로 쓸 수 있는 방법은 미팅의 주제들을 미리 인쇄해서 나누어 주고 구체적인 액션 플랜 등을 미리 빈칸 처리해 나머지 스탭들이 회의 도중 빈칸을 채울 수 있게 하는 것입니다.
2) 회의 진행 시 미팅 도우미(facilitator)의 역할은 다음과 같습니다.
회의 진행 시 미팅 도우미의 가장 중요한 역할은 순서를 지키고 따르는 것입니다 (follow the agenda). 또한 회의 진행 시 발언자의 내용과 상관없이 중립을 지키는 것 (Stay neutral)이 필요합니다. 부적절하거나 주제를 벗어난 안건은 따로 기록해두고 발언자에게 알려주며 발표자가 이야기 끝나야만 다른 사람이 말하도록 지시해야 합니다. 그렇지 못한 경우 미팅 시간은 길어지게 되고 격렬한 토론의 장으로 변할 수 있기 때문입니다.
(치의신보/제1418호, 2006.01.02)
효율적인 치과 미팅을 위하여(1)
"직원들이 회의를 싫어합니다."
"미팅 시간에 원장님 혼자서만 말씀하세요"
"건설적인 미팅이 아니라 성토하는 분위기 입니다"
위의 경우는 치과에서는 흔히 일어나는 분위기입니다. 치과의 미팅시간은 병원의 퀄리티 향상과 다양한 환자의 요구에 응하기 위해 필요한 시간입니다. 모든 팀원들이 진료효율과 환자서비스 향상에 대해 발전적인 이야기를 내놓는다는데 그 목적이 있는 것이죠. 따라서 팀 전원이 아이디어를 모으고 개선방향에 관해 토의하는 시간이 필요합니다. 또한 토의 후 결정된 사항들은 힘을 실어서 실행하는 액션플랜(action plan)이 되어야 합니다. 소중한 시간이 일시적인 이벤트로 끝나서는 안 될 것입니다.
실제로 많은 치과의원들은 소규모의 직원체제 운영으로 효과적인 미팅시간을 마련하기 어렵습니다. 그 이유는 무엇일까요? 먼저 치과 팀의 분위기입니다. 이는 치과 팀원들 스스로 미팅의 필요성을 인식하지 못하거나 미팅시간을 달가워하지 않는데 그 이유가 있습니다. 단순히 원장님의 잔소리가 전달되고 서로 비판하고 성토하는 분위기가 된다면 분위기가 좋을 리가 없을 것입니다. 또 다른 이유는 목적과 주제를 상실한 경우입니다. 모든 미팅은 뚜렷한 목적이 있어야 합니다. 단순히 의견을 수렴하기 위한 것인지, 환자관리를 위한 것인지, 진료흐름을 좋게 하기 위한 것인지 미팅의 주제와 결정사항이 있어야 합니다. 뚜렷한 주제와 목적이 없다면 구체적인 행동계획이 나오기가 어렵게 됩니다. 이러한 미팅은 지루하고 비생산적이며 스트레스를 가중시키는 수단이 되어버릴 수 있습니다.
원내 미팅이 잘 진행되었을 때 효과는 다음과 같습니다.
먼저 팀의 좋은 분위기가 유지됩니다. 미팅이 잘 진행되었을 때 원내 커뮤니케이션의 통풍이 잘 되고 있다는 증거입니다. 이는 직원 누구라도 자신의 의견이나 아이디어 등을 자연스럽게 전달할 수 있다는 분위기가 생기고 팀원들끼리 의사소통에 무리가 없어 팀워크를 강화시키는데 주요한 역할을 하게 됩니다. 두 번째는 업무 개선이나 원내 문제 해결 등 환자 서비스와 진료 효율의 향상에 속도와 힘을 실을 수가 있다는 것입니다. 미팅에서 나온 사항들이 구체적인 액션플랜으로 전달되기 때문입니다.
(치의신보/제1417호, 2005.12.26)
[정기춘 원장 성공경영]
효율적인 치과 미팅을 위하여(2)
치과의 미팅시간은 병원의 퀄리티 향상과 다양한 환자의 요구에 응하기 위해 필요한 시간입니다. 따라서 팀 전원이 아이디어를 모으고 개선방향에 관해 토의하는 시간이 필요합니다. 또한 토의 후 결정된 사항들은 힘을 실어서 실행하는 액션플랜(action plan)이 되어야 합니다. 소중한 시간이 일시적인 이벤트로 끝나서는 안 될 것입니다.
원내 미팅이 잘 진행되었을 때 효과를 정리하자면 다음과 같습니다.
1) 팀의 좋은 분위기가 유지됩니다.
2) 업무 개선이나 원내 문제 해결 등 환자 서비스와 진료 효율의 향상에 속도와 힘을 실을 수가 있습니다.
3) 구체적인 액션플랜은 스탭의 자기계발로 연결되어 업무의욕, 충실감을 느끼게 합니다.
4) 원장의 경영 목표와 진료자세가 철저해지고 새로운 변화에 대응할 수 있게 됩니다.
성공적인 미팅을 위한 준비는 다음과 같습니다
1) 미팅을 위한 담당자를 정하라.
성공적인 미팅을 위해서는 미팅 준비가 필수적입니다. 따라서 미팅을 준비하고 매끄러운 진행을 위한 미팅 도우미(facilitator)가 필요합니다. 미팅을 준비하는 사람은 미리 미팅의 내용을 잘 알고 있어야 합니다. 원장님과 상의 할 부분은 미리 상의 한 뒤 주제에 대해 미리 요점을 정리해 두어 미팅 시간이 길어지거나 엉뚱한 방향으로 흘러가지 않도록 해야 합니다. 치과에서 미팅 시간은 언제나 부족하기 때문입니다. 하나의 아이디어로 쓸 수 있는 방법은 미팅의 주제들을 미리 인쇄해서 나누어 주고 구체적인 액션 플랜 등을 미리 빈칸 처리해 나머지 스탭들이 회의 도중 빈칸을 채울 수 있게 하는 것입니다.
2) 회의 진행 시 미팅 도우미(facilitator)의 역할은 다음과 같습니다.
회의 진행 시 미팅 도우미의 가장 중요한 역할은 순서를 지키고 따르는 것입니다 (follow the agenda). 또한 회의 진행 시 발언자의 내용과 상관없이 중립을 지키는 것 (Stay neutral)이 필요합니다. 부적절하거나 주제를 벗어난 안건은 따로 기록해두고 발언자에게 알려주며 발표자가 이야기 끝나야만 다른 사람이 말하도록 지시해야 합니다. 그렇지 못한 경우 미팅 시간은 길어지게 되고 격렬한 토론의 장으로 변할 수 있기 때문입니다.
(치의신보/제1418호, 2006.01.02)
